ads-unit
Home » Uncategories » Pengembangan koleksi di lingkungan Universitas Brawijaya menuju pengadaan bersama antar perguruan tinggi di Indonesia

Pengembangan koleksi di lingkungan Universitas Brawijaya menuju pengadaan bersama antar perguruan tinggi di Indonesia

Unknown 12/29/2014 09:29:00 pm 0
Oleh :
Dra. Widia Permana, S.Sos., M.AB
Pustakawan Muda – Perpustakaan Universitas Brawijaya

Pada era informasi global (global information) upaya Perpustakaan dalam memuaskan penggunanya di bidang penyediaan informasi (information provider)  maupun mengatasi kelangkaan informasi (devisit information) , telah dilakukan kerjasama silang layan (inter library loan) dan berbagi informasi (information resource sharing)  dengan beberapa Perpustakaan perguruan tinggi lain. Upaya tersebut diharapkan bisa dipakai sebagai salah satu pertimbangan dalam mengembangkan koleksi, sehingga kelangkaan koleksi akibat keterbatasan anggaran bias ditekan. Upaya penyediaan informasi / koleksi yang relevan serta berorientasi kepada keperluan pengguna (user) , kemutakhiran koleksi/informasi, serta kelengkapan bidang ilmu dapat terwujud. Keberadaan  open source software Doblin Core metadata merupakan   peluang bagi dunia kepustakawanan guna mengatasi kebutuhan kerjasama berbagi informasi berbasis web. Melalui open source software tersebut kita dapat memanfaatkannya sebagai  kegiatan inter operability jaringan  dengan Perpustakaan perguruan tinggi ataupun pusat sumber informasi ilmiah. Untuk kegiatan interoperability bisa menggunakan protocol OAI sedangkan untuk metadatanya bisa menggunakan Doblin Core Metadata . Melalui fasilitas jaringan tersebut efisiensi pelayanan antar Perguran Tinggi bisa diseragamkan melalui model portal nasionalnya, sehingga masing masing mitra jaringan memiliki keseragaman jaringan yang berfungsi sebagai information provider maupun harvester .

Kata kunci : pengembangan koleksi, berbagi informasi

I. PENDAHULUAN

1.1.    Latar belakang
Karya ilmiah merupakan sumber informasi yang penting bagi pengendalian IPTEK. Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) yang semakin cepat ini menuntut adanya upaya yang sistematis dan strategis dalam menghadapinya. Perguruan Tinggi sebagai basis pengembang IPTEK dituntut untuk memberikan kontribusi positip dalam menghasilkan temuan temuan baru di bidang IPTEK, khususnya mahasiswa, dosen dan peneliti.
Dalam upaya pemenuhan kebutuhan koleksi penggunanya, Perpustakaan Universitas Brawijaya sedang membangun system interkoneksi dengan ruang baca yang ada di masing masing fakultas,  sehingga untuk mencari koleksi yang diperlukan tidak harus berada di Perpustakaan pusat tetapi dapat dilakukan penelusuran informasi di Fakultas dan hasil penelusuran informasi tersebut dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan  untuk mengembangkan koleksi di Perpustakaan Universitas Brawijaya.
Keanekaragaman sumber informasi yang dimiliki Perpustakaan Universitas Brawijaya bukanlah suatu hal yang mutlak dapat memenuhi kebutuhan pemakai untuk kegiatan akademiknya, tetapi masih perlu dilengkapi dengan sumber-sumber informasi lainnya yang berasal dari perpustakaan perguruan tinggi lainnya. Oleh karena itu optimasi jaringan perpustakaan (library networking) sebagai sarana pemanfaatan informasi bersama perlu dibangun guna mengatasi keterbatasan sumber informasi yang tersedia di setiap perpustakaan perguruan tinggi.
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi menfasilitasi kebutuhan akan berbagi informasi dan pengetahuan (information resource sharing)  di perguruan tinggi dengan diluncurkan program pengembangan sistem dan jaringan informasi pendidikan tinggi yang direncanakan secara bertahap menghubungkan seluruh perguruan tinggi di Indonesia yang dikenal dengan INHERENT (Indonesian Higher Education Network – Jaringan Perguruan Tinggi Indonesia) pada tahun 2006. Dengan memanfaatkan INHERENT untuk jenis kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi telah dipelopori oleh Unibraw, Unair, ITS, ITB dan UI.
Dari salah satu program yang merupakan bagian dari tugas pepustakaan yaitu pelayanan koleksi berbasis web. Hal ini dimaksudkan sebagai wujud/upaya  Perpustakaan dalam mendukung program Tri Dharma Perguruan Tinggi guna mengembangkan IPTEK kepada masyarakat luas.
1.2. Tujuan
Tujuan Pengembangan Koleksi antara lain :
  1. Dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk menentukan kebijakan pengembangan koleksi
  2. Membangun  model / prototype dari katalog induk karya ilmiah lokal meliputi skripsi, laporan penelitian, artikel jurnal, thesis dan disertasi dilingkungan Universitas Brawijaya . Prospek  ini bersifat terbuka untuk bisa dikembangkan oleh perguruan tinggi lainnya
  3. Mengembangkan  jangkauan wilayah  kerjasama berbagi informasi  antar anggota perpustakaan perguruan tinggi  negeri dengan menyediakan framework portal konten melalui jaringan kerja internet berbasis  Open Archive Initiatives (OAI)  untuk  protokol  dan program  Dublin Core database untuk    interoperability dan open source untuk diimplementasikan di Perguruan Tinggi lainnya. Diharapkan  pangkalan data tersebut merupakan embrio Katalog Induk Nasional (KIN) yang akan dipusatkan di DIKTI
  4. Dapat dimanfaatkan secara langsung oleh masyarakat umum melalui koneksi internet.
1.3. Sistematika Penulisan
  • I. Pendahuluan terdiri dari latar belakang, tujuan dan sistematika penulisan
  • II. Pengembangan Koleksi mencakup Pengertian Pengembangan Koleksi, Kebijakan Pengembangan Koleksi, Pengertian Jaringan Informasi, Silang Layan, Jumlah Buku Teks
  • III. Pengembangan Koleksi Perpustakaan Universitas Brawijaya Sebagai Penunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi, mencakup Data Koleksi Perpustakaan 5 tahun terakhir, Jumlah Fakultas dan mahasiswa 5 tahun terakhir, Data Dosen 5 tahun terakhir, Mekanisme Pengadaan Bahan Perpustakaan Universitas Brawijaya, Strategi Pengembangan koleksi UPT Perpustakaan Universitas Brawijaya.
  • IV. Jaringan Pengembangan Koleksi Perguruan Tinggi mencakup Kerjasama jaringan di lingkungan Perguruan Tinggi, . Information Resource Sharing, .Interlibrary Loan (ILL)
  • V. Penutup terdiri dari Kesimpulan dan Rekomendasi
  • VI. Daftar Pustaka

II. PENGEMBANGAN KOLEKSI
2.1. Pengertian Pengembangan koleksi
Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman (2004:53) Pengembangan Koleksi mencakup kegiatan memilih bahan perpustakaan dan dilanjutkan dengan pengadaan. Memilih bahan perpustakaan memerlukan alat Bantu perpustakaan. Alat Bantu yang biasa digunakan untuk memilih bahan perpustakaan ialah :
  1. 1.    Silabus mata kuliah
  2. 2.    Bibliografi
  3. 3.    Tinjauan dan resensi
  4. 4.    Pangkalan data Perpustakaan lain
  5. 5.    Sumber sumber lain dari internet
Pembinaan dan pengembangan koleksi adalah salah satu kegiatan pelayanan teknis yang dilakukan perpustakaan untuk menyediakan dan memberikan pelayanan informasi kepada pemakai.
Perpustakaan tidak dapat dilihat baik buruknya hanya dari segi jumlah koleksinya tetapi kualitas koleksi juga sangat berpengaruh. Oleh karena itu dalam menjalankan tugas pengembangan koleksi pustakawan hendaknya terlebih dahulu memahami :
  1. Fungsi Perpustakaan
  2. Ruang lingkup (bidang yang dicakup) perpustakaan
  3. Masyakarat yang dilayani
Suatu perpustakaan , betapapun kecil jumlah koleksinya harus dibangun dari suatu seleksi yang sistematis, terarah, terencana dan disesuaikan dengan kurikulum, tujuan serta anggaran yang tersedia. Di dalam melakukan tugas pengembangan koleksi perpustakaan , pustakawan harus melakukan survei dan menyeleksi koleksi untuk diadakan.
Rangkaian kegiatan pengembangan koleksi meliputi :
  1. menentukan kebijakan pengembangan koleksi sesuai dengan kebutuhan pengguna
  2. mengidentifikasi kebutuhan akan informasi dari semua anggota sivitas akademika yang dilayani
  3. memilih dan mengadakan bahan perpustakaan
  4. merawat bahan perpustakaan
  5. menyiangi koleksi (weeding)
  6. mengevaluasi koleksi
1.1.    Kebijakan pengembangan Koleksi
Kebijakan yang diterapkan oleh pustakawan bersama sama dengan sivitas akademika perguruan tingginya dalam kegiatan memilih dan mengadakan bahan perpustakaan dalam upaya mengembangkan koleksinya.
Pengembangan koleksi perpustakaan harus dilakukan dengan baik agar mempunyai daya guna yang optimal. Pelaksana pengadaan bahan perpustakaan harus memahami persoalan yang dapat dirumuskan dari jawaban atas pertanyaan :
  1. Mengapa sebuah koleksi harus dimasukkan ke dalam perpustakaan?
  2. Untuk keperluan apa (yang bagaimana) koleksi yang diadakan dapat didayagunakan?
  3. Siapa pengguna koleksi yang diadakan tersebut?
Koleksi perpustakaan harus dapat mengandung bahan bahan yang dapat menopang hasrat keingintahuan pemakainya, dapat membina imajinasi (daya kreasi), memberikan jasa yang menimbulkan inisyatif pemakai, mengandung segi segi yang kreatif, menjadikan sumber ketrampilan dan kecerdasan, berisi unsur estetika dan disiplin yang tinggi.
Koleksi perpustakaan dapat didayagunakan dan diperuntukkan sesuai dengan fungsi perpustakaan lembaga penaungnya yaitu sebagai penunjang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (PP no. 60 tahun 1999 pasal 34)
Koleksi perpustakaan merupakan kumulasi pengetahuan, pengalaman, dan ide-ide manusia (preservation of knowledge) yang erat sekali hubungannya dengan masyarakat di mana dia berada dan harus relevan dengan kurikulum fakultas sebagai lembaga penaungnya. Bisa dikatakan bahwa pengimplementasian kurikulum itu sendiri sebenarnya sebagian terbesar tercermin dalam koleksi perpustakaannya. Oleh karena itu pulalah maka koleksi hanya dapat dibina dan dikembangkan dengan baik apabila petugas perpustakaannya mempunyai hubungan baik dengan klien/penerbit, lembaga, dan kelompok profesional.
Kebijakan pengembangan koleksi diawali dengan kegiatan memilih bahan perpustakan yang baik maka akan diperoleh pengembangan koleksi yang baik pula.
Perpustakaan harus memperhatikan kebutuhan kurikulum dan mampu memenuhi kebutuhan dosen, mahasiswa dan peneliti.
Kebijakan pengembangan koleksi didasari atas :
  1. Kerelevanannya dengan program pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat perguruan tingginya.
  2. Orientasi kebutuhan pengguna
  3. Kelengkapan dengan keterkaitan bidang ilmu
  4. Kemutakhiran sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan
  5. Kerjasama semua pihak yang berkepentingan yaitu pustakawan, tenaga pengajar dan mahasiswa.
2.3.  Pengertian Jaringan Informasi
Menurut Sulistyo-Basuki dalam bukunya Pengantar Ilmu Perpustakaan (1991:65)  Jaringan informasi atau kadang disebut pula jaringan kerja informasi (information network) adalah suatu system terpadu dari badan badan yang bergerak dalam bidang pengolahan informasi dan pusat informasi dengan tujuan menyediakan pemasukan data yang relevan tanpa memperhatikan bentuk maupun asal data untuk keperluan masyarakat pemakai.
Pada saat ini pengertian jaringan telah berkembang sebagai suatu sistem banyak komputer yang dihubungkan dengan sambungan telekomunikasi sehingga data yang ada pada setiap komputer yang berperan serta dalam jaringan dapat dijangkau oleh yang lain. Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman (2004:159)
Sehingga dapat disimpulkan bahwa jaringan informasi adalah sistem terpadu antara bidang pengolahan informasi dengan pusat informasi yang terhubung dengan sambungan telekomunikasi yang berperan serta dalam jaringan dan dapat dijangkau oleh komputer lain dengan tujuan untuk keperluan masyarakat pemakai.
 McLeod (2004) Dua kekuatan yang merupakan sasaran jaringan menyebabkan sistem computer dipusatkan ke sebuah jaringan adalah :
  1. Beberapa organisasi selalu mempunyai computer yang operasionalnya  sering pada lokasi yang jauh terpisah atau terbagi.
Contoh sebuah perpustakaan mempunyai beberapa perpustakaan fakultas  di beberapa tempat sehingga untuk memonitor jumlah koleksi maupun status koleksi dilakukan melalui jaringan computer.
Memasang format sasaran yang lebih umum untuk membuat semua program, data, dan sumber daya lain yang tersedia bagi siapapun di jaringan tanpa memandang kepada lokasi fisik dari sumber daya dan pengguna. Dengan kata lain bahwa lokasi tidak menjadikan masalah dengan dilakukannya jaringan komputer, sehingga dapat dilakukan resource sharing antar computer.
  1. Sasaran yang ke dua adalah untuk menentukan pencapaian yang tinggi oleh sumber daya alternative dari persediaan. Komputer yang tidak terhubung, jika mesin bermasalah karena kegagalan perangkat keras, sebagai contoh para pemakai lokal yang tidak beruntung meskipun kapasitas komputasi mungkin ada substansiil yang tersedia di tempat lain. Dengan jaringan yang sementara hilangnya suatu komputer adalah sangat sedikit serius karena para pemakainya dapat sering kali diakomodasikan di tempat lain sampai layanan dipulihkan. Dengan kata lain apabila terjadi masalah dengan computer local yang tidak terhubung dengan jaringan dapat di selesaikan masalahnya dengan computer yang terhubung dengan jaringan.
2.4. Silang Layan
Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman (2004:99) Silang layan adalah kerjasama antara sejumlah perpustakaan  dalam bentuk saling memanfaatkan sumber daya dan layanan informasi semua perpustakaan yang terlibat.
Menurut Susilo-Basuki (2007) maka jasa silang layan dapat dirinci dalam bentuk: :
(a)  pinjam antarperpustakaan khusus koleksi digital
(b)  akses pengguna dari berbagai lembaga
(c)  pengunduhan (download) materi digital
(d)  penghantaran (delivery) artikel dari majalah elektronik
(e)    pemberian jasa perpustakaan dan informasi kepada perpustakaan lain.
Dengan kemajuan sarana teknologi informasi dan telekomunikasi sekarang ini silang layan sudah dapat dilayankan secara elektronik. Sehingga penghantaran sebuah informasi dapat dilakukan melalui pengunduhan (download) atau e-mail. Apabila silang layan masih dilakukan secara manual dapat dilakukan fotokopi atau penggandaan sehingga perpustakaan sebagai penyedia informasi tersebut masih mempunyai sumber informasinya, sehingga silang layan dapat dikatakan merupakan kerjasama antara sejumlah perpustakaan dalam bentuk jaringan dengan tujuan menyediakan informasi yang relevan bagi penggunanya.
2.5.        Jumlah Buku Teks

Satgas Perpustakaan Pergururan Tinggi  (1976) menyajikan rumusan yang merupakan hasil dari lokakarya :
BM = ∑K X (NWM + NAM) X ( ∑M : RK)
Buku utk Mhs (BM)= jumlah mata kuliah yang diberikan (K) X (jumlah buku wajib bagi Mhs utk tiap mata kuliah (NWN) + jumlah buku anjuran utk dibaca mhs bagi tiap mata kuliah (NAM)) X (Jumlah Mhs seluruhnya (M) : besar rata-rata kelas (RK) (jumlah mahasiswa tiap kelas)
               BD = D X RKD X (N1WD + N1AD)
Buku utk dosen (BD) = jumlah dosen (D) X jumlah mata kuliah rata-rata tiap dosen(RKD) X ( jumlah buku wajib bagi dosen (N1WD) + jumlah buku anjuran utk dosen (N1AD)
Untuk menentukan jumlah buku teks mahasiswa (BTM) dan buku teks dosen (BTD) Sujono Trimo (1992) menyajikan rumus realistis :
Buku Teks Mahasiswa (BTM)        = A X B X C X D
Buku Teks Dosen (BTD)                 = A X B X E X F
A : Jumlah jurusan yang ada
B : Jumlah matakuliah untuk setiap jurusan (rata-rata)
C : Judul buku teks untuk mahasiswa per mata kuliah
D : Jumlah eksemplar buku untuk setiap judul BTM
E : Judul buku teks untuk dosen per mata kuliah
F : Jumlah eksemplar buku untuk setiap judul BTD
Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman (2004:52)  bahwa Perpustakaan Perguruan Tinggi wajib menyediakan 80% dari bacaan wajib mata kuliah yang ditawarkan di perguruan tinggi. Masing-masing judul bahan bacaan tersebut disediakan 3 eksemplar untuk tiap 100 mahasiswa.
UPT Perpustakaan Unversitas Brawijaya dalam mengembangkan koleksinya belumlah dapat dikatakan ideal mampu memenuhi kriteria ketersediaan koleksi di Perpustakaan perguruan tinggi, karena masih terjadi kendala di lapangan.
Untuk mengembangkan koleksi strategi yang digunakan memenuhi kebutuhan penggunanya dengan mengacu pada Satuan Acara Perkuliahan (SAP), dan permintaan pengguna melalui mail box maupun manual.
III. PENGEMBANGAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA SEBAGAI PENUNJANG  TRI DHARMA PERGURUAN TINGG
Perpustakaan sebagai pusat layanan informasi dan sekaligus berfungsi  sebagai penunjang kegiatan akademik berusaha untuk mengembangkan diri sesuai dengan kebutuhan masyarakat akademik dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Perkembangan jumlah judul dan kopi bahan pustaka perpustakaan Universitas Brawijaya digambarkan dalam tabel dan grafik sebagai berikut :
3.1. Perkembangan jumlah judul dan kopi bahan pustaka perpustakaan Universitas Brawijaya
Sumber :http://www.ub.ac.id/id/9_publication/dokumen/ub_angka/4/ub_angka48.php
Profile koleksi Perpustakaan pada table 1 menunjukkan bahwa mengalami kenaikan 12%, sedangkan jumlah kopi 3%. Hal ini disebabkan pengadaan koleksi buku lebih dikonsentrasikan pada penambahan judul daripada jumlah eksemplar. Untuk pengadaan buku asing pengadaannya lebih banyak , namun untuk buku terbitan Indonesia secara judul hanya sedikit namun expemplarnya rata rata per judul 3 eksemplar. Sejak tahun 2000 sampai 2004 perkembangan koleksi terus mengalami kenaikan. Pada tahun 2004 koleksi Perpustakaan meningkata sebesat 13.36% atau 11.452 judul sedangkan jumlah kopi meningkat 11.12% atau 19.518 kopi dibandingkan dengan tahun 2003. Dari jumlah koleksi tersebut informasi bibliografisnya sudah terekam dalam pangkalan data UPT Perpustakaan dan sudah digunakan penelusuran OPAC bagi mahasiswa dan pengguna lainnya baik melalui intranet maupun internet.
Universitas Brawijaya (2008). Saat ini rasio ketersediaan buku dan jumlah mahasiswa mencapai 1: 18 perbandingan jumlah buku yang tersedia dengan jumlah mahasiswa baru mencapai 18 judul buku per mahasiswa. Depdiknas. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (2007). Rasio buku dengan jumlah mahasiswa memadai (1:10 sampai 1:20), rasio buku teks terbitan 5 tahun terakhir dibandingkan dengan total jumlah buku,  Ratnaningsih (2008) Sedangkan menuju world class university library (WCUL) masih diperlukan perbandingan 1:100. Tentunya ini masih jauh dengan yang diharapkan. Untuk koleksi buku asing pengadaannya rata rata hanya 1 eksemplar tiap judul, karena keterbatasan dana.
Adapun koleksi jurnal on CD-ROM (lengkap dengan artikel) adalah sbb.:
a. Jurnal offline (on CD)
Sumber : Buku tahunan Universitas Brawijaya 2006
b. Jurnal Online yang di langgan oleh Perpustakaan Universitas Brawijaya
                        Jurnal Online dapat diakses kapan saja dan mengunduhnya dengan sebelumnya meminta kode akses pada petugas di Perpustakaan Universitas Brawijaya.
c. Jurnal OnLine yang dilanggan oleh Dikti.
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Depdiknas RI telah melaksanakan program pengadaan jasa langganan e-journal untuk perguruan tinggi di seluruh Indonesia, yaitu ProQuest, Gale dan EBSCO.
Journal online sebagai sumber informasi ilmiah memliki peran yang sangat besar dalam menunjang program perguruan tinggi dalam upaya peningkatan kualitas penelitian dan pembelajaran serta pengabdian pada masyarakat (research, teaching, dan public service quality). Ketersediaan sumber informasi ilmiah di tiap perguruan tinggi di Indonesia masih dirasakan terbatas sehingga perlu adanya peningkatan baik kualitas maupun kuantitasnya. Program E-Journal online merupakan upaya optimalisasi pemanfaatan bersama sumber-sumber informasi ilmiah online yang dilanggan oleh Dikti.
Dikti telah berupaya menyediakan sumber informasi ilmiah untuk memenuhi kebutuhan informasi lmiah bagi perguruan tinggi di Indonesia dengan cara melanggan beberapa pangkalan data jurnal online dari berbagai bidang dan provider (Proquest, EBSCO, dan Gale) kurang lebih sebanyak 7.000 jurnal untuk dapat diberdayakan bersama oleh seluruh perguruan tinggi baik negeri maupun swasta di Indonesia.
Pada saat ini UB telah mencanangkan program akselarasi langkah menuju World Class Enterpreneural University. Hal ini yang mendorong UB untuk terus melakukan upaya-upaya secara berkelanjutan untuk menjadi Universitas berstandar internasional. Oleh karena itu keberadaan sumber informasi ilmiah online tersebut besar artinya bagi peningkatan Perguruan Tinggi di Indonesia khususnya bagi UB dalam mendukung percepatan publikasi jurnal internasional, hasil penelitian dan pembelajaran serta kegiatan akademik lainnya.
Dikti diharapkan terus meningkatkan kualitas dan kuantitas jurnal Online yang dilanggan dari tahun ke tahun. Sementara kerjasama antar PT dalam pemanfaatan bersama sumber-sumber informasi ilmiah terus ditingkatkan.
Menyongsong UB untuk akselerasi menjadi World Class Entrepreneural University yang meliputi proses Teaching university, Research university dan Entrepreneural University diharapkan layanan journal online ini dapat menunjang proses belajar mengajar, riset dan pengabdian masyarakat.
 3.2.        Perkembangan Jumlah Mahasiswa Terdaftar Universitas Brawijaya Tahun 2003-2007 diilustrasikan dalam table dan grafik di bawah ini :
1.2.        Perkembangan Jumlah Dosen dan Asisten Dosen Universitas Brawijaya.
Dosen merupakan salah satu faktor  penentu keberhasilan proses belajar mengajar dalam suatu perguruan tinggi. Adapun perkembangan Jumlah Dosen dan Asisten Dosen Universitas Brawijaya Tahun 2003 – 2007 dalam table dan grafik adalah sebagi berikut :
Sumber : http://www.ub.ac.id/id/9_publication/dokumen/ub_angka/2/ub_angka22.php
3.4.        Perkembangan Jumlah Pengunjung Perpustakaan Universitas Brawijaya
Seiring perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi pengguna perpustakaan tidak lagi harus datang ke perpustakaan untuk menemukan informasi yang dibutuhkannya. Adapun Perkembangan Jumlah Pengunjung Perpustakaan Universitas Brawijaya Tahun 2003 –  2007 dalam table dan grafik adalah sebagai berikut :
Sumber : http://www.ub.ac.id/id/9_publication/dokumen/ub_angka/
3.5. Mekanisme Pengembangan Koleksi Perpustakaan Universitas Brawijaya
  1. Menyusun rencana kerja bulanan Pengembangan Bahan Perpustakaan
  2. Menyusun laporan bulanan Pengembangan Bahan Perpustakaan
  3. Mengumpulkan, memilih dan menyiangi sumber Bahan Perpustakaan (catalog cetak & online) untuk seleksi bahan perpustakaan
  4. Mengirimkan katalog ke tiap jurusan dan lembaga lain terkait untuk dipilih
  5. Menyeleksi sumber bahan perpustakaan yang telah dipilih sivitas akademika
  6. Menyusun daftar usulan pengadaan Bahan Perpustakaan
  7. Mengirim daftar usulan pengadaan bahan perpustakaan
  8. Verifikasi Bahan Perpustakaan yang akan dipesan dan diterima
  9. Menyeleksi bahan perpustakaan yang dipesan berdasarkan nilai anggaran
  10. Menerima & mencocokkan bahan perpustakaan yang diterima dengan daftar usulan
  11. Melakukan inventarisasi Bahan Perpustakaan
  12. Mengirimkan Bahan perpustakaan ke bagian pengolahan

SUMBER PENGADAAN
a. Pembelian, adalah merupakan salah satu cara memperoleh koleksi yang  terbaik. Pengadaan dengan cara ini dapat dilakukan melalui :
  • Langsung membeli ke toko
  • Melalui pemesanan, jobber, penerbit
Apabila pemesanan koleksi dengan cara surat maka data koleksi harus dicantumkan dengan jelas dalam bentuk suatu daftar pesanan. Hal ini berguna untuk pengaduan jika ada sesuatu yang menyimpang atau berbeda dengan pesanan.
  • Adapun daftar pesanan meliputi : pengarang, judul, kota terbit, penerbit, edisi, tahun terbit, ISBN, jumlah kopi, harga. Sedangkan untuk majalah ditambah volume, ISSN, harga satuan atau langganan.
  • Disamping itu sertakan informasi tentang pembayaran.
CONTOH  :
FORMAT USULAN PENGADAAN  BUKU TAHUN ANGGARAN 2006
UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA
 
b. Hadiah
  • Koleksi yang diperoleh melalui penerbit atau penyalur, yayasan, lembaga pemerintahan, pengarang, perorangan. Sebaiknya hadiah tersebut sebelum diterima telah melalui prosedur seleksi yang baik dan diolah sesuai kebutuhan penguna. Komunikasi dengan pemberi hadiah selalu diutamakan dalam bentuk ucapan terimakasih dan permohonan cantuman Perpustakaan pada daftar kiriman pemberi hadiah.
c. Tukar menukar
  • Pertukaran koleksi dengan lembaga lain yang memiliki publikasi untuk ditukarkan dengan publikasi Universitas Brawijaya yang dimiliki UPT Perpustakaan.
  • Koleksi yang tidak bermanfaat bagi perpustakaan dapat dimanfaatkan dengan cara ditukarkan kepada perpustakaan lain yang mungkin masih membutuhkan. Dari koleksi tersebut dibuatkan suatu daftar kemudian dikirimkan ke beberapa perpustakaan disertai dengan beberapa buku yang dibutuhkan sebagai penukarnya.
3.6. Strategi Pengembangan koleksi UPT Perpustakaan Universitas Brawijaya
Strategi pengembangan koleksi di Perpustakaan Unversitas Brawijaya dilakukan selain mengacu pada SAP (Satuan Acara Perkuliahan) juga dari berbagai sumber antara lain : ruang baca pada masing-masing fakultas, mailbox, internet, katalog penerbit, pengguna (mahasiswa, dosen, karyawan). Misalnya dengan akses data ke jurusan jurusan melalui intranet (OPAC).
Akses melalui internet dengan melakukan transaksi online dapat diilustrasikan di bawah ini :
Sumber : http://www.ub.ac.id/id/9_publication/dokumen/ub_angka/
Pada bulan Juli 2007 terjadi penurunan transaksi online dikarenakan serangan virus sehingga data transaksi rusak, Dengan meningkatnya kunjungan ke website maka berdampak menurunnya kunjungan secara fisik pada perpustakaan.
Pada bulan Juli pula tepatnya pada tanggal 17 juli dilaksanakan implemantasi WEB baru, sehingga masyarakat perlu membiasakan dengan tampilan baru yang secara terus menerus dan bertahap mengalami perbaikan, sehingga data per bulan September sampai dengan nopember mengalami penurunan sedangkan data bulan Desember belum berjalan.
Contoh akses melalui intranet (OPAC)
Seluruh pengguna Perpustakaan Unversitas Brawijaya dapat memberikan usulan untuk pengembangan koleksi dengan login ke digilib@ub.ac.id
Internet merupakan salah satu alat bantu untuk menelusur informasi tentang data deskripsi buku lengkap dengan harganya.
Contoh browsing buku buku asing

IV. JARINGAN PENGEMBANGAN KOLEKSI PERGURUAN TINGGI
Kerjasama jaringan pengembangan koleksi Perguruan Tinggi :
4.1. Information Resource Sharing
Kegiatan berbagi ilmu pengetahuan dan informasi (information resource sharing) sudah dilaksanakan di perpustakaan perguruan tinggi se Jawa dalam kapasitas masing masing perpustakaan sudah dapat mengambil  data dari perpustakaan lainnya , begitu pula sebaliknya.
Secara teknis telah terjadi kegiatan saling memanfaatkan sumber informasi karya ilmiah lokal antar perpustakaan di Perguruan Tinggi Negeri di Jawa (interoperability)  yang sementara ini sebagai pioneernya adalah Unibraw, ITS, UNAIR, ITB, UI, dengan kapasitas  setiap perpustakaan telah mampu berperan sebagai data provider dan harvester. Contoh : http//www.digilib.ub.ac.id/harvester
Dalam kesempatan tersebut  telah dicapai  kesepakatan teknologi protokol, metadata dan konten pada masing-masing Perguruan Tinggi. Sehingga perlu dibuat model portal nasional yang merupakan kumpulan sumber informasi ilmiah lokal perpustakaan di Universitas yang  dipusatkan  dan  bisa diakses melalui Dikti
UPT Perpustakaan Universitas Brawijaya telah membangun informasi ilmiah lokal yang dituangkan dalam bentuk Brawijaya Knowledge Garden adalah Perpustakaan digital yang memuat tentang seluruh karya dan tulisan ilmiah di sivitas Brawijaya dengan alamat : http://www.digilib.ub.ac.id/newknowledge.
Kerjasama berbagi informasi dalam peningkatan layanan inter library loan melalui Internet working kedepannya bisa dilaksanakan oleh masing masing fakultas maupun ruang baca jurusan. Untuk memudahkan pihak Fakultas maupun jurusan bekerjasama dengan PTN di luar tersebut diperlukan penyeragaman format permodelan sistem katalog karya ilmiah (grey literature catalog) di lingkungan Unibraw terlebih dulu.
Sulistyo-Basuki (2007) menyampaikan bahwa pemahaman local content adalah semua terbitan mengenai sebuah lembaga, daerah dengan tidak memandang format maupun medianya. Maka local content untuk Universitas Brawijaya adalah semua terbitan tentang Universitas Brawijaya, misalnya sejarah, asal usul universitas, riwayat hidup rektor dll. Local content tentang Malang meliputi semua terbitan dalam bidang sejarah, bahasa, geografi, pendidikan dll yang berkaitan  dengan kota  Malang. Artikel tentang jalan Idjen atau pemandian Wendit maupun sejarah stasiun Kota Lama Malang adalah local content.
Semua produk Universitas Brawijaya seperti skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, laporan tahunan rektor termasuk grey literature artinya terbitan dalam bentuk analog maupun digital dalam semua format yang tidak dapat diperoleh dari pasar terbuka atau melalui toko buku.
Capaian teknis dalam Inter Library Loan berupa kemampuan berperan sebagai data provider dan harvesting dari masing masing perpustakaan hendaknya dicapai pula oleh perpustakaan di masing masing fakultas ataupun ruang baca jurusan di lingkungan Unibraw. Hal ini untuk memudahkan ruang baca di masing masing Fakultas maupun Jurusan mampu mengakses informasi langsung ke Dikti.
Guna mencapai efisiensi layanan dalam ILL diperlukan kesepakatan keseragaman format permodelan sistem untuk katalog karya ilmiah dengan menggunakan  protocol OAI (Open Access Initiative) untuk interoperability sedangkan untuk metadata menggunakan Dublin Core database pada masing masing Perguruan Tinggi.
Dengan penyeragaman format katalog karya ilmiah melalui protocol OAI dalam saling dapat memanfaatkan (interoperability) dan Dublin Core untuk format metadata diharapkan perpustakaan di masing masing jurusan/fakultas di lingkungan Unibraw kedepannya mampu mengakses informasi ke Dikti.
4.2. Interlibrary Loan (ILL)
Beberapa pertemuan  yang berkaitan dengan kerjasama jaringan interlibrary loan telah dilaksanakan khususnya  pada pertemuan rutin Forum Kerjasama Perguruan Tinggi Negeri (FKP2T), kegiatan Workshop Resourche Sharing di Perpustakaan Universitas Brawijaya  , Inherent, PULSE  (Public University Link South East Java)  guna membahas pertukaran data  dan informasi antar perguruan tinggi
Dalam pertemuan tersebut, kesepakatan teknis telah dicapai dengan menggunakan protokol OAI untuk interoperability sedangkan  untuk metadata menggunakan  Dublin Core . Jenis koleksi yang dimanfaatkan bersama adalah karya ilmiah lokal (grey literature) dengan menampilkan metadatanya  saja, sedangkan yang  menyangkut kebijakan masing-masing Perguruan Tinggi tetap dihormati. Tetapi sistem peminjaman yang akan dilakukan belum ada kesepakatan .
Dalam acara kesepakatan tersebut yang telah dihadiri oleh beberpa perguruan tinggi negeri diantaranya : Unibraw , UI, Unair, ITB, UGM, ITS , bersepakat  membuka portal OAI pada situs-situs mereka . Sampai saat ini sudah tercapai komunikasi metadata antara perpustakaan tersebut, dan implementasinya masih menggunakan software open source OAI.
Layanan inter library loan berbasis web  juga  hasil dari beberapa  kesepakatan serta  apa yang telah dilakukan Universitas Brawijaya dengan beberapa PT lain  belum diinformasikan kepada civitas academika Universitas Brawijaya. Pemberian layanan inter library loan  melalui VLS perlu diimplementasikan dan diinformasikan kepada segenap civitas academika Universitas Brawijaya juga kepada perpustakaan lain untuk diterapkan .
   V. PENUTUP
5.1. Kesimpulan
  1. Interkoneksi dengan ruang baca di fakultas yang telah dibangun UPT Perpustakaan dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk menentukan kebijakan pengembangan koleksi
  2. Berawal pengembangan koleksi dalam jenis koleksi buku teks dengan dengan system interkoneksi lokal UPT Perpustakaan Universitas Brawijaya mengembangkan sayapnya dengan membangun katalog induk karya ilmiah lokal.
  3. Kerjasama jaringan perguruan tinggi dalam mengembangkan koleksi diperlukan suatu system yang sistematis dan dapat diimplementasikan di anggota jaringan.
  4. Hasil dari  pengembangan kerjasama jaringan nantinya tidak akan hanya dinikmati oleh anggota jaringan tapi juga dapat dinikmati oleh seluruh masyarakat yang memerlukan melalui jaringan internet.
5.2. Rekomendasi
  1. Dengan keterbatasannya dana untuk pengadaan bahan Perpustakaan di masing masing Perguruan Tinggi untuk buku asing hanya sejumlah 1 eksemplar setiap judul bisa dilakukan pembagian pengembangan koleksi menurut kekuatan koleksi di masing masing perguruan tinggi atau dengan melakukan Interlibrary Loan atau Silang layan dengan fotocopy dan atau transfer data konten koleksi melalui jaringan.
  2. Belum tertatanya informasi ilmiah di perguruan tinggi seluruh Indonesia baik interkoneksi lokal maupun nasional sebaiknya segera dilakukan penyediaan sarana jaringan interkoneksi lokal sebagai langkah awal terwujudnya katalog induk nasional (KIN)
  3. Perkembangan informasi IPTEK di Indonesia tidak seimbang antara di Jawa dan di luar Jawa hal ini dapat diatasi dengan berbagi informasi (information resource sharing)  dan Silang layan (InterLibrary Loan) melalui Katalog Induk Nasional Dikti.
  4. Duplikasi karya ilmiah yang selama ini terjadi bisa diantisipasi melalui Katalog Induk Nasional Dikti sehingga akan didapatkan temuan-temuan ilmiah baru.
  5. Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Perguruan Tinggi seharusnya bersinergi dalam pembangunan dan pengembangan  katalog induk guna memenuhi kebutuhan informasi stakeholdernya.
VI. DAFTAR PUSTAKA
 Departemen Pendidikan Nasional. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi. Akreditasi Institusi perguruan tinggi : Kumpulan instrumen standar 9. Jakarta : BANPT, 2007.
Dwinarto, Sudarisman. Peranan Pustakawan & Staf Pengajar dalam pemilihan bahan pustaka di Perpustakaan Perguruan Tinggi. Majalah Ikatan Pustakawan Indonesia vol. VII, (Nomor 3-4) 1985.
Harmawan. Fungsi Katalog Induk Nasional Karya Ilmiah Perguruan Tinggi bagi Kebutuhan Informasi Stakeholders : disampaikan pada Workshop of Internet Working II, 30-31 Mei 2007. Malang : Unibraw, 2007
Indonesia. Satgas Perpustakaan Perguruan Tinggi. Rumusan gagasan pola pengembangan perpustakaan perguruan tinggi : lokakarya. Jakarta : Satgas Perpustakaan Perguruan Tinggi, 1972.
McLeod, Raymond dan George P. Schell. Sistem Informasi Manajemen. Ed. 9. Jakarta : Indeks, 2007.
Mismail, Budiono. Kebijakan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dalam penyediaan prasarana jaringan : disampaikan pada Workshop of Internet Working II, 30-31 Mei 2007. Malang : Unibraw, 2007
Nelwati, Lily Suarni. Pedoman Teknis pengembangan koleksi layanan Perpustakaan Nasional RI. Jakarta : Proyek Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan Nasional RI, 2002.
Nimran, Umar … [et al.]. Buku Tahunan Universitas Brawijaya 2006. Malang : Unibraw, 2006.
Ratnaningsih. Menuju perpustakaan perguruan tinggi berkelas dunia : sidang pengukuhan pustakawan utama. [s.n.] : [s.l.], 2008.
Salehuddin. Tanggung Jawab Perguruan Tinggi dalam Penyebaran dan Pemanfaatan Bersama sumber Informasi Ilmiah Lokal : disampaikan pada Workshop of Internet Working II, 30-31 Mei 2007. Malang : Unibraw, 2007
Sulistyo-Basuki. Peluang dan Strategi Rekomendasi Penerapan Silang Layan Antarperpustakaan Berbasis Web di Indonesia : disampaikan pada Workshop for Result Developing Information Resource Sharing, 3-4 Mei 2007. Malang : Unibraw, 2007
Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia, 1991.
Trimo, Soejono. Pengadaan dan Pemilihan Bahan Pustaka : suatu buku text untuk pustakawan muda perpustakaan sekolah. Bandung : Angkasa, 1985.
Trimo, Soejono. Seleksi dan akuisisi : paparan kuliah . Bandung : Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi UNPAD, 1993
Universitas Brawijaya. Ringkasan Portofolio Akreditasi Insititusi Perguruan Tinggi (AIPT). Malang : Universitas Brawijaya, 2008.
Widodo, Agus Wahyu. Implementasi OAI-PMH (Open Archive Initiative-Protocol for Metadata Harvesting dalam pertukaran data koleksi FKP2T Strategi implementasi OAI versi 2.0 data provider dengan Physnet PHP OAI. Jurnal FKP2T (Forum Komunikasi Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri) Tahun1. no. 1, Juni 2006.
Wijayanti, Luki … [et al.]. Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman. Ed. 3. Jakarta : Dirjen Dikti-Depdiknas RI, 2004.

sember :  http://widiapermana.staff.ub.ac.id/2012/01/20/pengembangan-koleksi-di-lingkungan-universitas-brawijaya-menuju-pengadaan-bersama-antar-perguruan-tinggi-di-indonesia/

About The Author

Hello, I am an web designer/developer from Melbourne, Australia. Sed ut perspiciatis unde omnis iste natus error sit voluptatem accusantium .

Subscribe to: Post Comments (Atom)